Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

(журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2020)

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Нередко в офисе случаются «казусные» ситуации:

• менеджер по работе с клиентами ищет необходимый документ долгое время, а клиент ждет ответа на другом конце телефонного провода;
• договор не прошел все стадии согласования, а сроки оплаты исполнителю уже завтра;
• в офис пришел перспективный клиент, но вы не можете найти свободную переговорную;
• отдел снабжения принес несколько цветных картриджей, хотя вам нужны были черные;
• специалист с высокой квалификацией выполняет рутинную работу и в конечном счете увольняется, т.к. не видит целесообразности своей работы.

Подробнее: Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

(Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2020)

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.


В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций.

Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.

Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.

Подробнее: Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Правила деловой переписки по электронной почте

(статья впервы была опубликована в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии в июле 2020 года)

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Подробнее: Правила деловой переписки по электронной почте

Протокол по правилам и без...

Готовясь к очередному тренингу по деловому этикету и протоколу нашла очень интересную статью, мимо которой не смогла пройти: "Как и с какой целью нарушают протокол на высшем уровне". Спасибо автору - Виктории Приходько за такой замечательный материал.

Справка:

Учили ли Путина и Медведева дипломатическому протоколу?

Этот вопрос «МК» задал пресс-секретарям президента и премьера.

Дмитрий Песков:

— Разумеется. Существуют разные стили поведения в зависимости от страны. Протокольная служба заранее объясняет ему (Путину. — В.П.) все нюансы. В остальном — правила поведения в рамках обычных приличий.

Наталья Тимакова:

— Медведева никто специально правилам дипломатической вежливости не учил — они очевидны. Начальник службы протокола по необходимости объясняет процедуры. Чаще это связано с посещением экзотических стран, где есть свои протокольные особенности. В таких случаях шеф протокола принимающей страны объясняет нашему, где стоять, куда и в какой момент идти, тот в свою очередь это транслирует председателю правительства. В англоязычных странах проще: глава принимающей страны всегда может подсказать.

Подробнее: Протокол по правилам и без...