Как навести порядок в архиве компании

(впервые статья была опубликована в журнале "Административный директор", май 2015)

В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дается следующее определение:

«Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов».

Из этого документа следует, что архивирование документов – это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования.

Итак, давайте вместе начнем разбор наших документов, и первое, что нам необходимо сделать – это провести систематизацию.

 Для начала всем полкам и коробкам, имеющимся в вашем распоряжении, присваиваются порядковые номера, без учета специфики уже хранившихся там документов. Причем, полки нумеруются отдельно, коробки отдельно.

Затем каждое дело нужно просмотреть на предмет сохраняемых документов и сроков их хранения, определить, к какому подразделению оно относится, когда и кем было создано.

Теперь составляем опись хранящихся дел. На корешок каждой папки необходимо нанести номер, который присваивается поточно (сквозной номер). На сами короба, в которых будут храниться эти папки, наносится информация о начальных и конечных номерах, сохраняемых в папках. Можно так же разделить дела, хранящиеся на полках и в коробах, добавив к номеру индекс «П» и «К» соответственно.

Дела можно расставить по тематике, по структурному подразделению, по хронологическому порядку, по подрядчику, по исполнителю и т.д.

Главное, когда вы начинаете систематизировать архив, – выбрать один или два признака, по которому вы будете проводить эту систематизацию

Пример описи дел

Срок хранения документов определяется по номенклатуре дел организации. Если в компании нет такого порядка, то сроки хранения документов можно определить по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Важно! Срок хранения документов – это срок, после которого можно начать рассмотрение вопроса об уничтожении документов.

Запомните, что дела постоянного и длительного хранения должны храниться отдельно.

Если срок каких-либо документов истек, то необходимо решить вопрос о списании этих документов. Для списания (уничтожения) документов с истекшим сроком хранения создается экспертная комиссия (ЭК), в состав которой должно входить не менее трех человек, на заседании которой решается вопрос об уничтожении документов. Результаты работы ЭК оформляются протоколом ЭК, а вот решение об уничтожении документов подписывает руководитель компании.

После уничтожения документов не забудьте внести соответствующую запись в опись дел.

Статья написана по просьбе Русской Школы Управления. Оригинал статьи по ссылке