+7 (985) 247-18-38

Правила деловой переписки по электронной почте

(статья впервы была опубликована в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии в июле 2020 года)

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Слово «сетикет» (англ. Netiquette) 1 расшифровывается как «сетевой этикет», хотя в настоящее время «сетикет» начали называть – цифровой этикет. Это понятие объединяет в себе правила поведения и взаимоотношений в компьютерных сетях. Соблюдение этих правил обязательно потому, что в электронной среде нет четкого разделения между ее участниками, в том числе и между представителями компаний и их клиентами. В сети Интернет находится огромный коммерческий потенциал: целые виртуальные города, граничащие с правительственными программами и персональными страницами пользователей. Сегодня электронная сеть является аналогом реального мира. И правила бизнес-сетикета направлены на установление и поддержку хороших и адекватных отношений между коммерческими структурами и клиентами.

Нормы сетикета регулируют поведение пользователей сети как на ресурсах, предназначенных для общения (блогах, форумах, чатах, мессенджерах), так и при использовании электронной почты.

Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме:

  • персональное обращение и приветствие;
  • грамотное заполнение поля «Тема»;
  • выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам);
  • позитивное завершение письма;
  • подпись и блок контактной информации;
  • время ответа на письмо.

Персональное обращение и приветствие. Любое деловое письмо, которое начинается с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата. При выборе персонального обращения и стиля письма можно взять за основу следующие критерии: 

Чтобы правильно определиться с обращением к адресату, всегда смотрите на его подпись в блоке контактной информации. Если там адресат представляется как: «Генеральный директор, Иван Федоров», то к нему можно обращаться по имени или г-н Федоров. При отсутствии информации об имени адресата желательно писать: «Добрый день!» нежели «Здравствуйте!»

В электронной переписке приветствие «Добрый день» – более нейтральная форма, которая уместна даже в том случае, когда мы точно не знаем, в какое время суток адресат получит сообщение, т.к. такое приветствие подразумевает, что адресат откроет письмо в течение своего рабочего дня. Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон и не соответствует нормам современного русского языка.

Не следует в электронной переписке писать «Доброго дня!», «Доброго вечера!», так как традиционно в русском языке употребляется именительный падеж («Доброе утро!», «Добрый день!», «Добрый вечер!»). А при прощании – родительный падеж («Спокойной ночи!», «Всего доброго!», «Счастливого пути!»…).

Если вы отправляете письмо нескольким адресатам, то допустимы обращения: «коллеги», «друзья».

Заполнение поля «Тема» Не следует оставлять поле «Тема/Subject» пустым. Его грамотное заполнение помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности.

Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной, например вместо «Документы» лучше точно указать какие именно документы: Договор о поставках оборудования… Счет от … № … Программа обучения персонала по курсу «Делопроизводство»

Поле «Тема/Subject» должно быть содержательным и кратким, аналогично реквизиту «Заголовок к тесту документа» в служебном письме на бумаге. Помните, что емкая формулировка в поле «Тема/Subject» сразу показывает ваш уровень профессионализма и культуры делового общения.

Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс») Заполнение данных полей влияет на дальнейшие действия участников электронной переписки.

«Кому» («То») – в это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответа. Если в это поле помещены два и более адресатов, значит, автор письма ждет ответ от каждого из них.

«Копия» («Сс») – в это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «для сведения». Получатель в копии обычно не отвечает на письмо, но при необходимости может это сделать, вступая в переписку фразой: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение». «Скрытая копия»

(«Всс») – это поле в некоторых компаниях запрещено использовать, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем». Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Адресат, указанный в «Скрытой копии» («Всс»), ни под каким предлогом вмешиваться в переписку не имеет права.

Признательность за обращение. Слова признательности за обращение в компанию (или к вам) являются признаком хорошего тона.

Ответное письмо клиенту/партнеру, начинающееся с фразы «Спасибо за ваше письмо», демонстрирует адресату, что его ценят и дорожат его выбором.

Варианты фразы признательности в начале письма:

  • Спасибо за Ваш интерес к…
  • Спасибо за Ваше письмо.
  • Благодарим за Ваше письмо.
  • Мы рады, что Вы обратились к нам.
  • Спасибо, что выбрали нашу компанию.
  • Благодарим Вас за обращение в нашу компанию.
  • Мы благодарны за Ваш интерес к нашему банку/сервису!
  • Я признательна за то, что Вы откликнулись на мое предложение
  • Благодарю Вас за интерес к моей работе… ...



Полностью статью можно прочитать по ссылке >>> 

 

Новое на блоге. Следите за обновлениями!
Поиск по сайту