Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

(журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2020)

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Нередко в офисе случаются «казусные» ситуации:

• менеджер по работе с клиентами ищет необходимый документ долгое время, а клиент ждет ответа на другом конце телефонного провода;
• договор не прошел все стадии согласования, а сроки оплаты исполнителю уже завтра;
• в офис пришел перспективный клиент, но вы не можете найти свободную переговорную;
• отдел снабжения принес несколько цветных картриджей, хотя вам нужны были черные;
• специалист с высокой квалификацией выполняет рутинную работу и в конечном счете увольняется, т.к. не видит целесообразности своей работы.

Вам это знакомо? 
Эти и аналогичные ситуации наглядно показывают существование серьезной проблемы: большое внимание со стороны руководства уделяется тому, как повысить эффективность производственных процессов, но на совершенствование офисных процессов оно не обращает внимания.

Большинство компаний, которые внедрили бережливое производство (от англ. lean production, lean manufacturing) только на производстве, чаще всего не достигают желаемого результата из-за того, что недооценили важность процессов работы в офисе. Затраты на административно-управленческие процессы в разных компаниях отличаются, но они в любом случае ощутимы для бизнеса.

Главная цель бережливого производства – постоянное стремление организации к снижению затрат, устранению всех видов потерь и не создающих ценности операций в производственном процессе. Изначально такую концепцию применяли в отраслях с дискретным производством – начали с автомобилестроения. Позднее эти идеи стали внедряться в других сферах: торговле, коммунальном хозяйстве, здравоохранении, системе образования, сфере услуг и во многих других.

Таким образом, наряду с бережливым производством появились и отраслевые варианты: бережливый офис, бережливая логистика, бережливые здравоохранение, бережливая разработка программного обеспечения и т.д. Надо понимать, что разработка и внедрение бережливого офиса – это целый комплекс мероприятий, который за один день не делается, а требует тщательной подготовки, планомерной работы и анализа выполненных действий.

Далее в статье сконцентрируемся на выявлении потерь и их устранении в офисе. Потери – это операции и действия, на которые затрачиваются материальные и временные ресурсы без добавления ценности товару или услуге для конечного потребителя. В офисной работе конечным потребителем может быть ваш руководитель, коллега или заказчик. Выявить потери сложно – многие из них в офисе не так явно видны, как на производстве.

Схема 1. Основные виды потерь в концепции бережливого офиса

Перепроизводство

При перепроизводстве работа выполняется или услуга оказывается прежде, чем в этом возникла необходимость. К перепроизводству в офисе относятся многочисленные отчеты, которые дублируют один другой, лишние копии одного и того же документа, предоставление большего количества информации, чем это требуется, изготовление ненужных материалов.

Читать далее на сайте https://delo-press.ru/