Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

(журнал «Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2020)

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Деловые и рабочие совещания – одна из возможностей донести сразу до группы людей и возможно даже до всех структурных подразделений стратегические цели и задачи и одновременно получить обратную связь от подчиненных для корректирования плана действий. В общем смысле совещание – это метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей. На совещания выносятся только те вопросы, которые не могут быть решения в индивидуальном порядке. Чаще всего в рамках одной компании выделяют несколько видов деловых совещаний в зависимости от поставленных задач:

1. оперативное совещание проводится на регулярной основе (обычно в один и тот же день и час недели, состав участников – постоянный);
2. инструктивное совещание проводится для передачи распоряжений и указаний руководства подчиненным. Обычно участникам совещания сообщаются решения, принятые руководством компании или госорганами, если они касаются этой организации;
3. проблемное совещание проводится с целью поиска оптимального решения проблемы в ограниченный срок.

Классическая схема проведения такого совещания: 

• доклад по проблеме;
• вопросы к докладчику;
• обмен мнениями; предложения по выработке решения.

Успех и эффективность любого мероприятия в большей степени зависит от качества его подготовки, и даже самое короткое совещание только выигрывает от предварительной проработки всех деталей. Процесс подготовки к совещанию состоит из нескольких последовательных этапов: получение указания от руководителя о проведении совещания (если это не плановое мероприятие); разработки повестки дня; составление списка участников; оповещение участников по списку; подготовка помещения к поведению совещания (если это офлайн совещание) или интернет-площадки (если онлайн совещание); принятие решений и составление протокола совещания.

Полностью статью можно прочитать на сайте  https://delo-press.ru