+7 (985) 247-18-38

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

(Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2020)

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.


В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016
, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций.



Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.



Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.

 


Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов

statia1 1


Пример 2. Структура стандартного делового английском языке

statia1 2

Бланк письма и адрес отправителя


Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.


При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском - справа.


Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.


В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFTBIC (международный стандарт ISO9362) даются следующие рекомендации:

  • форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
  • наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».


Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:

  • наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском - сравните примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skijczvetokOOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» - NPP Speczproekt (SpeczproektResearchandProductionEnterprise); 
  • логотип, если он есть;
  • адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.


Если письмо многостраничное
, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page2», «page3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.


Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий - это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.


Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:


Пример 3. Наименование и адрес автора письма

statia1 3


Пример 4. Имя и адрес автора письма

statia1 4

Жирным шрифтом можно выделять ключевую информацию, но можно обойтись и без этого. Подчеркивание используется реже.


В зарубежной практике приняты следующие поля письма (со всех сторон они одинаковые):

  • минимум 1 дюйм - это 2,5 см;
  • максимум до 1,5 дюйма - это 3,75 см.


Соседние реквизиты стоит отделять друг от друга 1 или 2 пустыми строками. Многосоставные реквизиты дополнительными межстрочными интервалами не разделяются. См. целый документ в примере 2.

Ссылка (Reference), тема письма


Составитель письма может указать свою ссылку («Ourreference» или сокращенно «Ourref1, отмечена цифрой «1» в Примерах 1 и 2). Тогда при ответе на данное письмо ее надо упомянуть в зоне, отмеченной цифрой «2»: «Yourreference» или «Yourref1. Это аналог ссылки на регистрационный номер поступившего документа в наших письмах, только мы еще и дату входящего документа указываем на своем ответе. А они пишут только номер.


Но эти ссылки редко используются в международной практике, несмотря на то что их наличие существенно облегчает связь документов, относящихся к единому вопросу.


После адресата чаще всего указывают содержание письма. Эта строка информирует получателя о сути документа («3» в Примере 2) - аналог нашего заголовка текста:

  • если ваше письмо является ответом на письмо партнера, то в этой строке указывают информацию в виде ссылки, которая обозначается как «Re:» или «Ref.», что переводится: «В ответ на ваше письмо» (соглашение, предложение и т.д.). Например, «Ref: Your Contract 236/01» или «Ке: your letter 10/5/2020»;
  • если это первое письмо в иностранную компанию, то «Re:» («Ref.») опускают и вместо этого рекомендуется писать «Subject:». Например, «Subject: Agreement U-40-SA and cooperation with Maribor Bus RUS» или«Subject: IBM Corporate Law Deparent letter November 29, 2019 regarding IBM Stockholder Proposal of John C. Fila».

Если необходимо послать личное письмо, после фамилии нужно указать «Лично» («Personal» - в США, «Private» - в Англии).

Дата письма


Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1).


Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно - на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года - в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.


Таблица 1. Указание даты в письме в разных регионах

statia1 5

Адресат


Адресат пишут в левой части письма после адреса отправителя, ссылок и даты. Он должен содержать:

  • название компании или имя частного лица и
  • адрес в «перевернутом» порядке от частного к общему: дом, улица или т.п. (слова «Street», «Place», «Avenue» пишутся с заглавной буквы), населенный пункт (обычно город), название штата (графства), почтовый индекс, страна.


Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом (как в Примере 5). Вначале пишется имя, на следующей строчке наименование структурного подразделения и ниже должность получателя письма.


Если этих сведений у вас нет, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить после слов «Attentionof:» (см. пример 6). В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной» службы/должностного лица/ конкретного человека.


В примере 2 мы показали расположение максимума реквизитов, хотя, заметьте, если мы не знаем имени нужного нам человека, то личного обращения вписать не сможем.


Пример 5. Адресат и обращение

statia1_6.jpg


Пример 6. Адресат, когда не знаем имени

statia1 7

Текст письма и обращение


В отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков, когда каждый абзац (см. «7» в примере 2):

  • начинается сразу от левого поля, т.е. красная строка в начале абзаца отсутствует;
  • отделяется от следующего дополнительным межстрочным интервалом.


Широко принятый шрифтписьма - TimesNewRoman, размер 12. Хотя могут использоваться и другие шрифты, например Arial, Calibri. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, лучше выбрать TimesNewRoman, если вы пишете в коммерческую компанию, у вас больше свободы при выборе шрифтов.


Обратите внимание: в Европе после обращенияставится запятая, а в США - двоеточие. Само обращение пишется слева ниже адреса получателя (см. Пример 5).



Таблица 2. Наиболее часто встречающиеся обращения в англоязычной переписке

statia1 8


Раньше при адресации письма конкретному человеку его имя вместе с должностью могли вписать после слов «Attentionof:» или сокращения «Attn.», например: «Attn. Mr. Brown, HeadofSalesDepartment» - переводится как «Вниманию мистера Брауна, начальника департамента продаж». Но сейчас этот вариант встречается реже, считается устаревшим. Лучше следовать образцу, показанному в примере 5.


Заключительная формула вежливости
всегда должна соответствовать обращению (см. «8» в примере 2 и таблицу 3). В ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.


Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и у вас сложились дружеско-деловые отношения, тогда в конце письма перед подписью допустимо писать «Bestregards» («Cнаилучшими пожеланиями»).


Таблица 3. Пары «обращение» - «заключительная формула вежливости»

statia1 9

Подпись автора письма


После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.


Пример 7. Подпись с заключительной формулой вежливости

statia1 10


Пример 8. Подпись с заключительной формулой вежливости

statia1 11


Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» - «perpro») либо «По поручению». В российском варианте - это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.


Пример 9. Подпись по поручению с заключительной формулой вежливости

statia1 12

 

Приложение и дублирование письма другому адресату


Обратите внимание, что в отличие от российских правил отметка о приложении к международному англоязычному письму располагается ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма. Она включает только наименование документа обычно без указания количества листов и экземпляров. Такая отметка начинается со слова «Enclosures» или его сокращения «Encl.» или «Encls.» (см. «9» в примере 2).


Приложений может быть несколько, тогда они нумеруются (пример 10). Гораздо реже отметку пишут без наименования прилагаемого документа - только «Encl.».


Пример 10. Отметка о наличии приложений

statia 13


Фраза «Сс: Ms. AnnBrown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет отправлена и Ms. AnnBrown(«10» в примере 2).

Оформление почтового конверта


Международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта:

  • на первой строке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту (см. Таблицу 2). После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все титулы;
  • на второй строчке пишут название компании;
  • на третьей - номер дома, наименование улицы, номер офиса;
  • на четвертой - наименование города, штата (графства, региона и т.д.) и почтовый индекс;
  • на пятой строке - название страны.


В примерах 11 и 12 показаны конверты, адресуемые в Великобританию и США. В других странах есть свои незначительные особенности в порядке написания адреса. Чтобы не ошибиться при заполнении почтового конверта, направляемого в конкретную страну, можно воспользоваться специальным интернет-ресурсом www.addressexamples.com.


Пример 11. Оформление почтового конверта в Великобританию

statia 14


Пример 12. Оформление почтового конверта в США

statia1-16

Обратите внимание на следующие особые требования почтовых служб:

  • по рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые;
  • наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата не обязательно;
  • по требованию RoyalMail(это почтовый оператор Великобритании) название города необходимо писать заглавными буквами, например: «LONDON»;
  • в британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран - только цифры;
  • при отправлении письма из России название страны адресата необходимо дублировать на русском языке.


Если на вашем компьютере стоит MicrosoftOffice2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. пример 13.


Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл - Создать - Шаблоны Office.com - Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов - относитесь к этому с пониманием.


Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй - англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.

statia1 15



Ссылка на статью

Новое на блоге. Следите за обновлениями!
Поиск по сайту